提高物资采购管理效率

随着建筑行业“互联网+”风口的到来,平台资源优势及信息化开发技术的成熟,使线上互联网集中采购的方案能够落地实施,根据新形势和有利因素,为企业量身制定薪型的集中采购方案势在必行。

建筑企业采购管理的变革创新,是提升核心竞争力的关键要素。2.0时代的物资管理模式主要在于应用移动互联网、大数据、智能信息化设备对物资管理的重构,进行集中采购,达到从预算、采购、供应、结算、评价、质量追溯整条物资链的高效运转,对降低采购成本、提升企业管理水平具有重要意义。

建筑企业物资采购管理中存在的主要问题

陕西三建集团将集中采购管理模式结合线上线下信息化管理手段运行以来,在2016年建筑行业严峻的经济形势下,通过集中采购紧扣企业价值链管理的核心环节,真正实现了低成本高质量的采购,成为企业控成本、增收益的有力措施,促进了采购管理向供应链管理转型,企业管理水平得到全面提升。在集中采购工作推行之初,该集团企业在大宗材料及零星辅材采购方面存着以下几个问题。

一是企业下设很多项目部,项目部大宗物资根据项目施工进度分别进行招投标,耗时耗力,同类物资招投标都无法进行统筹管理:二是单个顼目部体量不足,面对一些品牌商招标时议价能力不足;三是招投标人为操作性可能性较大,达不到优质供应商充分竞争;四是供应商资源没有在企业内部很好整合,未达到优质资源共享;五是零星辅助材料采购无法真正实现集中化、精细化管理。

提高物资采购管理效率的解决方案

随着建筑行业“互联网十”风口的到来,平台资源优势及信息化开发技术的成熟,使线上互联网集中采购的方案能够落地实施,根据新形势和有利因素,为企业量身制定新型的集中采购方案势在必行。

发挥网络优势,强化对集采工作的有效监控。一是对大宗物资集采,陕西三建集团2016年与广联达筑材网等签约,合作开发企业定制电商采购平台,全国范围内在线公开招募优质供应商,为集中采购招投标进行前置供应商资源储备。上线开展优质供方招募83次,开展在线求购询价110余次,线上达成采购金额1093余万元。

二是对部分工程项目零星辅材,与“施工人”工程辅材一站式采购平台合作,实现了零散物资采购的集中管理和价格管控。

三是全面推行集采微信公众号,使各级管理人员通过手机即可完成集采平台业务审批。同时,纪检监察部门也能在线实时查看采购过程,增强了对集采平台开展招议标业务的监管工作。

加强业务培洲,提升集采信息平台应用能力。一是进行业务培训,对集团所有自营项目及合作项目的采管业务人员百余人分3批次开展培训,提升了业务操作能力。

二是进行新技术培训,对项目技术总工、项目经理、材料主管120余人,进行城市综合管廊防水施工技术、新型环保住宅厨房、卫生间机制玻镁排气道施工技术及产品、新型保温装饰一体板施工技术、新型轻质蒸压砂加气混凝土砌块的性能及应用四项新技术培训,提升了集采管理能力。

三是编制了《集中采购管理信息系统》招投标分册、信息系统平台操作手册、《工程采购管理制度与集采平台操作指南》《集中采购管理系统平台实施细则》等指导性文件,提高了项目管理人员和供应商在集采方面的操作应用实战能力。

四是对合作项目统一流程、统一做法、建规立矩,配合合作项目集采系统上线,编制了《项目集采系统操作细则》专项指导文件,通过00群、微信多角度推送,使项目集采系统开展业务上线率达到l00%。

五是编制了《供应商集采系统平台注册基本准则》,大幅度提高了新供应商注册审核通过率,扩大了对供应商的筛选余地。

确定模式范围,保证集采的规范性和严肃性。一是将集中采购模式按照规范采购、服务项目的管理模式分类,对项目提供资金、技术、方案支持,同时实行重点监管,有效防范了合同风险。

二是将集中采购范围划分为4种类型,明确区分不同类型的采购内容和合同金额,使集采模式和范围更为明确,推动了信息平台应用的规范化操作。

不断完善体制机制,为集采工作提供有力保障。一是对涉及“营改增”、集采平台管理办法等方面的内容进行修订完善,提高了管理制度与实际操作的契合度。

二是对已发布的17种合同示范文本68项条款做了修订,明确了供需双方的权利和义务。

三是核定物资、劳务等供应商信息共212份,为招投标资格预审提供了准确信息。

四是通过“以量换价”、票据预付等形式,与遴选出的优秀供应商实行战略合作,最大程度地维护了供需双方的应得利益。

坚持合同评审,保证集采履约到位规避风险。一是将合同的主要内容列入招标文件,避免合同谈判时出现分歧意见。

二是通过集采系统平台对所有合同进行合规性评审,规避履约中酌风险。借助集采系统合同管理模块规范流程和节点,一份合同评审从提交到完成仅需两个工作日,提交时间和审批意见清晰可查,既提高了评审效率又减少了推诿扯皮现象。

不断完善供方管理,提升集采服务质量。一是重视对材料供应商与劳务分包方的扶持与发展,每年召开一次“年度优秀供应商”见面会,在相互信任的基础上,通过评优授牌、优先推荐等方式,建立共享利益的长期合作关系。

二是加强供方管理保持良好的合作关系,通过在建项目调研考核,对在合作过程中未能诚信履约并给公司造成经济及声誉损失的供方,认定为不诚信劳务分包企业;合作过程良好、施工质量优良的供方认定为诚信劳务分包企业。

三是在陕建集采信息平台及集团总公司内网发布《诚信劳务分包企业名录》及《不诚信劳务分包企业名录>,对于诚信劳务分包企业在集团范围内推荐选用,对于不诚信劳务分包企业在集团范围内严禁使用,调动供应商提升服务质量的积极性。

增强集中采购执行力,管理水平和效益明显提升.一是将集中采购纳入全面质量管理机制,增强了集中采购的执行力。二是严格执行集团总公司月度考核制度,检查落实集中采购的覆盖面。三是集中采购保证了各类进场材料的质量,优化了劳务施工班组,杜绝了项目困价格因素导致的伪劣材料进场。工程质量合格率100%,工程优良率达到了35%,工程竣工质量回访满意率达到了95%,提升了企业管理水平。

集中采购管理方案实施效果分析与应用推广

建筑行业的集中采购分两个层面:其一是管理的集中,其二是物资的集中。推行集中采购的过程中需要把握几个关键环节:一是实现归口管理;二是对重要、大宗、通用物资实施集中采购;三是加强供应商管理;四是构建电子化采购平台。这四项工作分别针对集中采购的四个问题,即谁来买?买什么?买谁的?怎么买?

首先,企业定要明确机构,实现采购的归口管理。在集团总部和二级公司,必须有明确的部门归口负责采购管理,即实现采购管理的集中。切忌出现多头采购、分散管理的现象。明确集团公司与二级公司在集采工作中各自的角色和职责,在集权与放权之间,企业根据自身的情况,找到最佳平衡点。

其次,要实现集中采购就要对历年来物资采购进行整体综合分析,根据各自企业性质的不同,合理确定哪些物资统筹在集中采购范畴内,以物资种类确定,还是以采购金额为线分级实施集采。大到钢筋混凝土小到办公用品、零星辅材找出实施集中采购的目标。

再次,要加强对供应商的统一管理。各企业目前都有对供应商的笛理,但是集中采购强调的是,加强对供应商的统一管理,是对供应商进行分类清理,建立供应商管理系统,制定规范的供应商选择流程和明确的选择标准。

最后,要在统一的电子化采购平台上,实现公开、公平、公正的阳光采购。企业可根据自己的需要和信息化水平,自建采购平台,也可使用第三方采购平台。实施电子化采购的一个重要前提是建立规范的采购制度和流程。