创建Excel警报,然后编写宏以通过电子邮件发送它们

Excel可以发送警报吗?是的,但有一些限制。除非您在Visual Basic(VBA)编辑器中编写宏以执行此功能,否则Excel无法自动向您发送警报。并且,提醒警报仅在Excel软件打开时有效。不是你想要的方便的方法,对吧?

另一种选择,虽然复杂且有限(目前)仅限于XLS电子表格格式,但是要设置电子表格,如Outlook日历,然后导入数据从一个到另一个。但这种方法也不是一个令人满意的结果。因此,在微软决定提供一个有效的解决方案之前,我们必须解决方法,使用宏加上电子邮件的一些手动干预。

我们创建了两个示例电子表格你在练习这些任务时使用:

[进一步阅读:适用于PC的最佳免费软件]

完整的示例电子表格,包括宏:

下载Excel警报和宏示例电子表格使用此功能电子表格练习创建Excel警报并为其编写宏。注意:此电子表格包含宏。 JD Sartain

没有宏的示例电子表格,以防您无法下载带有宏的宏。

下载没有宏的Excel警报示例电子表格使用此电子表格练习创建Excel警报并为其编写宏。注意:此电子表格不包含宏。 JD Sartain创建电子表格,然后输入公式

您可以设置电子表格,以便在截止日期即将到来时提醒您g或使用条件格式功能发票到期时。然后它可以发送电子邮件提醒您发票到期。

1。下载上面的Excel警报电子表格(不带宏)或创建或使用您自己的电子表格。

2。在单元格A1中,输入函数:= TODAY()。

3。如果您要从零开始构建电子表格,请在A,B,D和E列中输入以下字段名称:发票/债务,到期金额,每月截止日期,警报红衣主教#和行中警报序号# 4.对于C列,键入截止日,按Alt + Enter(添加第二行),然后键入月份。对警报列E和F中的堆叠标题执行相同操作。

4。突出显示列C和D,然后选择 Home>合并与中心>合并与中心[1[] [来自 Alignment 组)。将剩余的字段名称居中在A,B,E和F列中。

5。使用与字段/列标题匹配的一些数据填充数据库/电子表格。

因为我们不想为一年中的每个月创建单独的电子表格,所以我们可以使用Excel函数来匹配日期。月份到= TODAY()函数,该函数每年365天,每天在单元格A1中输入当前日期。但是,不幸的是,第10天(或该月的第10天)与当前日期不符;例如; 2019年2月27日不= 27或27日。因此,我们将使用函数使它们兼容。

6。在单元格C5中输入函数= DAY(1); C6中的第(2)天; = C7中的第(3)天;等等到C34(30天)。 (你可以输入31如果你愿意的话,但是大多数账单都不会在31日到期,因为那个月每个月都没有。)

7。接下来,在单元格A2中输入函数= DAY(A1)。

8。如果您更喜欢序数(第1,第2,第3等),您可以在C5:C34中输入基数(1,2,3,4,5),然后在单元格D5中添加此公式:= DAY( C5)及IF(OR(DAY(C5)= {1,2,3,21,22,23,31}),选择(1 * RIGHT(DAY(C5),1),” ST”,”第二“,”rd“),”th“)。

9。将公式从D5复制到D34(D5:D34)。

10。将相同的公式添加到单元格B2(只需将其从D5复制到B2,Excel调整公式以补偿新位置)。

DAY()函数将= TODAY()日期转换为数字(例如,1,2,3),其对应于任何月份的30天中的一天。所以,不管是什么星期一显示TODAY()函数时,A2仅显示日期。

11。现在我们需要列E和F的警报公式。在单元格E5中输入此公式:= IF(C5 = $ A $ 2,“DUE NOW”,0)。使用功能键F4添加$(美元)符号,这使得A2成为绝对单元格引用(也就是说,当我们复制此公式时,C列在我们复制时更改,但单元格A2保持不变)。

[ 123] 12。将E5中的公式从E6复制到E34。

13。如果您更喜欢序数,请将此公式复制到单元格F5:= IF(D5 = $ B $ 2,“DUE NOW”,0),然后将F5中的公式从F6复制到F34。

[ 123]

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01 create populate the spreadsheet then enter formulas 创建并填充电子表格,然后输入公式。

现在我们可以创建一个条件格式规则来识别现在到期的账单。

使用条件格式创建Excel警报

1。高亮显示E5:E34,然后选择

HOME>条件格式>新规

2。在下的

新格式规则

对话框中选择规则类型,在列表中选择第二个选项:仅格式化包含的单元格。 [123 ] 3。在编辑规则描述框下

仅格式化单元格

下,从第一个字段的下拉列表中选择特定文本包含从第二个字段的下拉列表中,然后在第三个字段框的所有大写字母中输入单词 DUE NOW 4。然后,单击预览框旁边的

格式

按钮。 5。 格式单元格对话框打开。在在

下划线

字段框中,从下拉列表中选择 6。在“效果”下,确保没有选中任何框或将其缩小。 7。单击

自动

字段框旁边的箭头,然后从调色板中选择一种颜色(例如,红色)。请注意,字段框名称从

自动

更改为颜色 8。在自动/颜色框上方的

字体样式

框中,选择粗体,然后单击确定并执行此操作! 向下查看E Alert Cardinal#列今天的日期(在这种情况下,2月27日,第31行):单词D31中的单词出现在单元格E31中,以粗体显示红色。明天,DUE NOW的话将出现在第32行,这对应于明天的2月28日。 注意:如果你我更喜欢使用序数,按照上面的说明,除了使用警报序数#列,即F列,这意味着范围将是F5:F34。

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02 use conditional formatting to create alerts使用条件格式创建警报

嗯,如果您不介意等到支付账单的最后截止日期。让我们创建一个让我们注意几天的公式。

这个对电子表格的补充非常简单。在单元格A1中,您具有公式= TODAY()并且Excel返回今天的日期。按功能键F2编辑单元格A1并将+4添加到公式的末尾;那就是:= TODAY()+ 4.

请注意,Excel知道2月27日加4等于3月3日,即使我们只是工作g与日期数字而不是月份日期。否则27 + 4将等于31.非常聪明的程序,对吧?所以,现在你在DUE NOW账单实际到期之前有四天通知。

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03 modify one formula for a 4 day notice on bills due修改一个关于应付票据的四天通知的公式。
准备&给电子表格发电子邮件

正如我之前提到的,这不是自动的。您可以编写一个宏来执行此操作,但您仍然必须打开Excel才能运行宏。

如果您想使用宏,这比手动执行这些步骤快一点,请按照说明操作下面。

注意:在开始宏之前,请确定是否要使用列E基数或列F序号。删除您决定不使用的列。注意按键以Bold打印,注释在(括号)中。

上打开宏记录器1。单击

开发人员

选项卡,然后单击

录制宏

按钮 2。在宏名称下,键入警报。

3。在快捷键下,键入Shift- M.Excel添加Ctrl键,因此实际的宏快捷键是Ctrl + Shift- M.

注意:这是一个同步键击,这意味着你按住Ctrl键并按住,按住Shift键并按住,然后按字母M,同时释放所有三个键。 4。在

存储宏下

中,选择

本工作簿

(从列表中)。 5。在说明下输入此文本:位于现在的法案并将债权人和欠款转移到p。电子表格。

6。单击确定

准备电子表格

开始记录以下按键(小心): 1。按Ctrl + Home

2。

右,右,右,右

(删除E栏)

或…… 3。

右,右,右,右,右

(删除列F)

注意:不要删除E列和F列,只删除其中一个。 [123 ] 4。单击主页

选项卡。

5。单击

删除(在单元格

组中)。

6。单击删除工作表列(从下拉列表中)。

7。 Ctrl + Home

8。 Ctrl + F(光标自动默认为查找内容

字段框。在此框中键入搜索词。)

9。输入:DUE NOW(全部大写)。

10。氯ick 选项

按钮。

11。单击

查找字段框,然后从列表中选择

12。单击查找下一个按钮。

13。单击

关闭按钮。

14。

左,左,左,左

15。按住

Shift 键并按

(一次)。

16。 Ctrl + C 17。 Ctrl + Home,

(一次)。

18。 Ctrl + V

19。单击主页

选项卡,然后选择

字体

组。

20。单击字体颜色红色,然后单击粗体

21。 Ctrl + Home 现在A1显示今天的日期(加4),B1显示债权人,C1显示欠款。如果你只有30岁,这似乎没什么好处大约在一个屏幕上显示的记录/行,但是如果你有500条记录/行,那么将第1行的电子表格顶部的账单弹出是很好的。

注意:如果你如果您的功能区菜单上没有电子邮件按钮,请单击

文件

>

选项

>

自定义功能区,并将“电子邮件”按钮添加到“视图”选项卡。阅读我关于自定义Word功能区菜单的故事以获取更多信息(它在Excel中的工作方式与在Word中的工作方式相同)。不要停在宏的中间来执行上述过程。首先添加按钮,然后返回并记录宏。通过电子邮件向DUE NOW电子表格发送消息以下说明是上述宏的一部分;但是,当你在Outlook中时,宏会暂停。 22。单击视图

标签。

23。单击

电子邮件按钮。

Excel打开Microsoft Outlook,屏幕上显示新电子邮件。

24。光标位于

字段中;在此处输入收件人的电子邮件地址。

25。对于应该收到此电子邮件副本的人,请在CC:字段中输入其他电子邮件地址。

请注意,警报电子表格已附加,附件电子表格Alerts.xlsx的名称位于主题行。

26。将光标放在电子邮件正文中并输入以下内容:

电费单:2500美元到期3月3日

注意:不要打扰复制单元格A1:C1,这样就可以将它们粘贴到外表。它不会起作用。进入Outlook后,宏暂停。您在Outlook中所做的一切都必须重新进行每次都是。并且,在发送或取消打开的电子邮件之后,您才能返回Excel。

27。单击

发送电子邮件

按钮。

Outlook关闭并将您和光标返回Excel。

28。单击开发人员

选项卡>

停止微距

按钮。

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录制宏并通过电子邮件发送电子表格。04 record the macro email the spreadsheet 测试你的宏
1。按Ctrl + Shift- M.(按

Ctrl

键并按住,按

Shift

键并按住,按字母

M ,然后释放所有三个键同时进行。) 2。宏运行一秒钟,然后打开Outlook,您可以输入电子邮件信息。 3。再次,点击发送

后,您将返回到t他打开Excel电子表格。

将电子表格保存为宏电子表格,例如Alerts.xlsm,然后退出。